Digitalisation fiduciaire
Un outil de pilotage pour votre fiduciaire
Une fiduciaire qui travaillait sur papier et en classeurs, passée à un outil qui collecte les pièces de ses clients, les lit et les fait traiter au fil de l'eau — pour des dossiers à jour toute l'année.
📎 Voilà la facture de septembre
Le client répond pas pour les pièces
On en est où pour la TVA ?
Ne pas oublier l'échéance du 31.10
Avant l'outil
Vous reconnaissez ?
Chez NYL, tout passait par le papier. Les clients apportaient leurs pièces, elles étaient rangées dans des classeurs, puis chaque écriture comptable était passée à la main, une par une. Le cabinet voulait digitaliser tout ce qui pouvait l'être.
- Les pièces arrivent par email, par WhatsApp, en photo, dans le désordre
- Chaque bouclement recommence la même chasse aux justificatifs manquants
- Les échéances TVA, AVS et IS vivent dans un tableur que quelqu'un tient de tête
- Le temps passé par mandat est saisi à la fin — quand il est saisi
- Impossible de dire, en cours d'année, quel mandat est rentable
AVANT : CRÉSUS · ABACUS · BEXIO · WINBIZ · EXCEL · OUTLOOK
Le problème de fond
Ce que ça coûtait.
Sur papier, les pièces arrivent par paquets — au trimestre, parfois à l'année. Le travail se concentre sur quelques semaines, chaque écriture se ressaisit à la main, et entre deux paquets les dossiers des clients ne sont pas à jour. Retrouver une pièce, c'est ouvrir le bon classeur.
Le temps
Le temps de collecte n'est facturable à personne. Il sort directement de votre marge.
La marge
Un mandat qui déborde ne se découvre qu'à la reconduction — et vous le renouvelez au même prix.
Le risque
Une échéance légale tenue de tête est une échéance qui finit par être ratée.
Ce qui a changé chez NYL
Avant, après. Ligne par ligne.
- de saisie comptable à la main
- −90%
- entre dépôt et traitement
- 24h
- des pièces reçues en ligne
- 100%
Comment ça s'enchaîne
D'un bout à l'autre, sans ressaisie.
Ces 4 opérations portent sur la même réalité. Tant qu'elles vivent dans des outils séparés, la même information doit être reprise à chaque étape — et c'est à chaque reprise qu'on perd du temps et qu'on se trompe.
Collecter
Le client dépose ses pièces en ligne, plus de classeur à apporter
Lire
L'OCR lit chaque pièce et prépare l'écriture comptable
Valider
L'équipe contrôle et valide au fil de l'eau, sans rien ressaisir
Suivre
Pièces manquantes relancées, échéances TVA et AVS remontées seules
Notre réponse
Ce que nous avons construit.
NeX a construit l'outil qui remplace les classeurs. Les clients y déposent leurs pièces au fil de l'eau, l'OCR les lit et prépare les écritures, et l'équipe les valide au lieu de les saisir. Les pièces se traitent chaque semaine, et les dossiers restent à jour.
Collecte des pièces
Les clients déposent leurs documents en ligne, plus de classeur à apporter.
Lecture OCR
Chaque pièce arrive pré-écrite : l'équipe valide l'écriture, elle ne la saisit plus.
File de traitement
Les pièces se traitent au fil de l'eau, et les retards restent visibles.
Échéances et pilotage
TVA, AVS, bouclements et pièces manquantes, suivis d'un coup d'œil.
La contrainte qu'un généraliste oublie
La conservation des pièces sur dix ans et la LPD imposent des règles d'hébergement et de traçabilité qu'un outil générique traite rarement correctement. C'est un point à cadrer avant d'écrire la première ligne.
L'outil en fonctionnement
À quoi ressemble l'outil.
Ces écrans sont ceux de l'outil livré. En revanche, les données visibles sont fictives : les dossiers de NYL appartiennent à ses clients, pas à nous.
Au quotidien
Ce que ça change.
- Des pièces reçues et classées sans papier
- Des écritures validées plutôt que saisies à la main
- Des dossiers clients à jour toute l'année, pas seulement au bouclement
Et ensuite ?
Ce n'est que le début.
Un outil sur mesure n'est jamais figé : il grandit avec l'entreprise, une itération après l'autre. Voici quelques pistes de ce que celui de NYL pourrait devenir — des idées, pas des fonctionnalités déjà livrées.
Assistant IA pour les clients
Il répond aux questions des clients sur leur dossier, sans mobiliser l'équipe.
Rapprochement bancaire
Les relevés se rapprochent des pièces automatiquement.
TVA préparée d'avance
Les décomptes se préparent au fil de l'eau, prêts à valider.
Trésorerie en temps réel
Chaque client suit sa trésorerie depuis son espace.
Relances de pièces automatiques
Les pièces manquantes sont réclamées toutes seules, au bon moment.
Bouclement assisté
L'IA prépare les écritures de fin d'exercice et signale les anomalies.
La seule limite, c'est ce que vous imaginez.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande dans ce métier.
Nous travaillons déjà sur Crésus ou Abacus. Vous les remplacez ?
Non, et ce serait une mauvaise idée. Votre logiciel comptable fait bien son travail. Ce qui manque, c'est tout ce qui vit autour : la collecte des pièces, le suivi des échéances, le temps passé, la rentabilité. On construit cette couche-là et on la connecte à l'existant.
Nos clients accepteront-ils de déposer leurs pièces eux-mêmes ?
Ils le font déjà — par email, par WhatsApp, en photo. La question n'est pas de leur demander un effort de plus, mais de leur donner un endroit unique plutôt que trois canaux. Quand l'outil leur dit exactement ce qui manque, ils s'en servent.
L'OCR lit-il vraiment toutes nos pièces ?
Factures, tickets, relevés, photos prises au téléphone : l'OCR lit la pièce et prépare l'écriture, qu'un collaborateur valide au lieu de la saisir. Ce qu'il n'arrive pas à lire avec certitude est signalé, jamais deviné — la validation reste humaine.
Que peut-on y ajouter ensuite ?
Tout ce qui s'appuie sur les mêmes données : rapprochement bancaire automatique, décomptes TVA préparés au fil de l'eau, relances de pièces, tableau de trésorerie pour chaque client, assistant IA qui répond à leurs questions sur leur dossier. On commence par le point qui coûte le plus, et l'outil grandit avec le cabinet.
Avant de décider
Ce qui se passe si vous nous appelez.
Pas de démonstration produit, pas de devis surprise. Un échange pour savoir si ça vaut le coup chez vous.
- 01Trente minutes, en visio ou par téléphone — comme vous préférez.
- 02On regarde ensemble vos processus et vos besoins, pour voir si on peut vraiment vous aider.
- 03Vous repartez avec une idée chiffrée de ce que vous coûte l'existant, et de ce qu'un outil changerait.
- 04Si le sur-mesure n'est pas la bonne réponse chez vous, on vous le dit. C'est déjà arrivé.
- 05Aucun engagement, aucune relance automatique.
Le même problème, ailleurs
Ce problème n'est pas propre à NYL.
Le métier change, le problème de fond non : des équipes qui produisent l'information ailleurs que là où elle est utilisée, et quelqu'un au milieu qui recopie. L'outil qui répond à ça se ressemble d'un métier à l'autre — c'est le vocabulaire et les règles qui diffèrent.
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Expertises mobilisées
Autres métiers
Et si vous aviez le vôtre ?
NYL est parti d'un périmètre réduit, pas d'un grand chantier. Décrivez-nous votre situation en 30 minutes : nous vous dirons franchement si le sur-mesure est la bonne réponse, ou si une solution plus simple suffit.
Premier échange sans engagement · 30 min