SaaS d'onboarding client
Welcomize
Un SaaS qui prend en charge l'arrivée des nouveaux clients d'une agence : un parcours d'onboarding guidé, à ses couleurs, qui se termine dans l'espace client. Conçu et développé de zéro par NeX.
Avant l'outil
Ce qu'ils vivaient.
Dans une agence, l'arrivée d'un nouveau client est le moment où la relation se joue — et c'est aussi celui qui s'improvise le plus. Un e-mail de bienvenue, un questionnaire en PDF, des visuels envoyés par WhatsApp, un kick-off calé à la main. Welcomize voulait en faire un produit : un parcours que l'agence configure une fois, et que chaque client suit seul.
- Embarquer un client prend plusieurs heures, parfois plusieurs jours
- Questionnaire en PDF, visuels par WhatsApp, kick-off calé à la main
- Chaque accueil s'improvise, d'un client à l'autre
- Le client relance pour savoir où il en est
Le problème de fond
Ce que ça coûtait.
Fait à la main, l'onboarding d'un seul client prend plusieurs heures, parfois plusieurs jours. Les informations arrivent éparpillées entre e-mails, WhatsApp et fichiers partagés, et le client, qui ne voit pas la suite, relance pour savoir où il en est. Les outils existants couvraient un morceau du parcours — le formulaire, le portail — jamais le parcours entier.
Ce qui a changé chez Welcomize
Avant, après. Ligne par ligne.
- au lieu de plusieurs jours
- < 1h
- moins de clients qui relancent
- 2×
- des clients embarqués seuls
- 100%
Comment ça s'enchaîne
D'un bout à l'autre, sans ressaisie.
Ces 5 opérations portent sur la même réalité. Tant qu'elles vivent dans des outils séparés, la même information doit être reprise à chaque étape — et c'est à chaque reprise qu'on perd du temps et qu'on se trompe.
Accueillir
Le client reçoit un parcours aux couleurs de l'agence, vidéo de bienvenue en tête
Collecter
Formulaires et éléments visuels arrivent directement dans son dossier
Lancer
Le kick-off et les prochaines étapes se calent depuis le parcours
Installer
Parcours terminé, le client bascule seul dans son espace
Suivre
Avancement, échanges et documents restent au même endroit
Notre réponse
Ce que nous avons construit.
NeX a conçu et développé Welcomize de zéro, de la première maquette à la mise en ligne. L'agence construit son parcours une fois ; chaque client le suit seul, puis arrive dans son espace.
Éditeur de parcours
Vidéos, formulaires, visuels et kick-off, assemblés étape par étape.
Aux couleurs de l'agence
Apparence, e-mail d'envoi et modèles de documents personnalisés.
Suivi des sessions
Chaque onboarding en cours, client par client, avec l'activité récente.
Espace client
Le client y bascule seul en fin de parcours : avancement, messages, documents.
L'outil en fonctionnement
À quoi ressemble l'outil.
Ces écrans sont ceux de l'outil livré. En revanche, les données visibles sont fictives : les dossiers de Welcomize appartiennent à ses clients, pas à nous.
Au quotidien
Ce que ça change.
- Un nouveau client embarqué en moins d'une heure
- Une première impression soignée, aux couleurs de l'agence
- Le client sait toujours où il en est, sans relancer
Et ensuite ?
Ce n'est que le début.
Un outil sur mesure n'est jamais figé : il grandit avec l'entreprise, une itération après l'autre. Voici quelques pistes de ce que celui de Welcomize pourrait devenir — des idées, pas des fonctionnalités déjà livrées.
Brief pré-rempli par l'IA
L'IA lit le site et les réseaux du client et prépare le brief avant même le premier échange.
Assistant d'onboarding
Un assistant répond aux questions du client pendant le parcours, à toute heure.
Contrat et paiement intégrés
Signature et premier acompte directement dans le parcours.
Kick-off préparé tout seul
L'ordre du jour se génère à partir des réponses du client.
Connecté aux outils de l'agence
CRM, Slack, Notion : le dossier client se crée partout en même temps.
Analytics du parcours
Où les clients bloquent, combien de temps prend chaque étape.
La seule limite, c'est ce que vous imaginez.
Avant de décider
Ce qui se passe si vous nous appelez.
Pas de démonstration produit, pas de devis surprise. Un échange pour savoir si ça vaut le coup chez vous.
- 01Trente minutes, en visio ou par téléphone — comme vous préférez.
- 02On regarde ensemble vos processus et vos besoins, pour voir si on peut vraiment vous aider.
- 03Vous repartez avec une idée chiffrée de ce que vous coûte l'existant, et de ce qu'un outil changerait.
- 04Si le sur-mesure n'est pas la bonne réponse chez vous, on vous le dit. C'est déjà arrivé.
- 05Aucun engagement, aucune relance automatique.
Le même problème, ailleurs
Ce problème n'est pas propre à Welcomize.
Le métier change, le problème de fond non : des équipes qui produisent l'information ailleurs que là où elle est utilisée, et quelqu'un au milieu qui recopie. L'outil qui répond à ça se ressemble d'un métier à l'autre — c'est le vocabulaire et les règles qui diffèrent.
Pour aller plus loin
Expertises mobilisées
Autres métiers
Et si vous aviez le vôtre ?
Welcomize est parti d'un périmètre réduit, pas d'un grand chantier. Décrivez-nous votre situation en 30 minutes : nous vous dirons franchement si le sur-mesure est la bonne réponse, ou si une solution plus simple suffit.
Premier échange sans engagement · 30 min